100

 

 

مهـــام شـعبـــة المتــابعــة والـعـقـــــود

 

·    إعداد كتب تشكيل لجان الاستلام لطلبات التوريد و العطاءات المحالة ليتم عمل ضبط تسلم  لوازم لها حسب الأصول.

·    متابعة توريد المواد المحالة ومتابعة المطالبات المالية للشركات تمهيداً لصرفها لمستحقيها  عـن طريق الدائرة الماليـة .

·  متابعة الاتفاقيات التي ستنتهي قريباً والعمل على إعداد طلبات الشراء وحجز المخصصات  المالية وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات وتوزيع المناقصات وإحالتها إلى الجهات ذات  العلاقة لاتخاذ القرار المناسب.

·      استقبال طلبات اللوازم الخاصة بمستهلكات آلات التصوير وتسجيل عدادات الآلات على  الكمبيوتر وحساب نسبة الحسم عليها وتحويلها لقسم الرقابة لعمل إشعار صرف أو شراء حسب  الوضع.

·  تدقيق الفواتير والمستندات الخاصة بالمواد المستهلكة وفواتير العقود وتحويلها للمستودعات  لإدخالها قيود الجامعة والاحتفاظ بنسخ منها في الملفات.

·    التأمين على آليات وممتلكات وموجودات الجامعة ومتابعة التغييرات التي تطرأ على       الموجودات ومتابعة الحوادث وتدقيق المطالبات المالية الخاصة بها.

·   تدقيق وثائق الشحن الخاصة باللوازم الصادرة أو الواردة وتنظيم البيانات الجمركية وإعداد  كتب الإعفاءات الجمركية ومتابعة إجراءات التخليص لدى الجهات صاحبة العلاقة.

 

· إعداد الكتب الخاصة بالتأخير عن التوريد في الوقت المحدد والتنسيب لشعبة المشتريات ولجنتي العطاءات المركزية والفرعية بالموردين المتخلفين عن التوريد أو المخالفين.

·   مخاطبة الشركات والمؤسسات في حال حصول أي عطل أو مشاكل فنية على الأجهزة  والمعدات الموردة.

·     متابعة الكفالات المقدمة من الشركات سواء كانت حسن تنفيذ أو صيانة مجانية وبيان مدته  وتاريخ انتهائها والتنسيب إلى الدائرة المالية إما بتجديدها أو الإفراج عنها.

·      متابعة تطوير وحل مشاكل النظام الحاسوبي للدائرة.

·       أية أعمال تكلف بها الشعبة من قبل  مدير الدائرة.